Hvis du har adgang til Excel eller et lignende program, har du adgang til regneark. Denne type software er blevet brugt til informationsorganisation, risikostyring og andre dataløsninger i næsten en generation. Her er fordele og ulemper ved regneark, som du bør overveje, hvis du overvejer at bruge dem til din egen informationsstyring.
Hvad er fordelene ved regneark?
1. letter oprettelsen af øjeblikkelige beregninger.
Ved hjælp af ligninger og kodning kan du indstille celler til at beregne data for dig på en række måder. Dette gør det meget lettere at oprette totaler og tællinger, der kan bruges til at oprette metrics, overvåge dem eller bestemme andre nødvendige datapunkter.
2. De er lette at ændre.
For at oprette nye data skal du blot tilføje, slette eller ændre dataene i de celler, der måles. Dette giver regneark mulighed for hurtigt at tilpasse sig ændringer, der kan forekomme i din virksomhed eller i dit hjem.
3. Holder data organiseret effektivt.
Du kan holde en stor mængde data pænt organiseret, når du bruger et regneark. Visuelle repræsentationer kan også inkluderes for at hjælpe med bedre at forstå dataene, herunder grafer og tabeller, så der kan bruges mere tid på at bruge dataene frem for at forsøge at løse dem.
4. De fleste regneark tilbyder tredjeparts support.
De fleste regnearksfiler fungerer sammen med andre applikationer og softwaremuligheder. Microsoft Excel -filer kan f.eks. Læses i Open Office. Du kan gemme et Open Office -regneark i Excel -format, så du kan læse det i MS Excel.
5. Der er integrationsmuligheder.
Mange regnearksprogrammer fungerer sammen med andre applikationer og produktivitetsprogrammer til at oprette dynamiske rapporter eller præsentationer. I Office 365 kan Excel arbejde med Word og PowerPoint, så regneark kan bruges i andre dataformater til flere formål end at organisere og gemme data.
6. Du kan oprette flere regneark i en fil.
Hvis du f.eks. Vil spore salgskvitteringer, kan du oprette en løbende rekord i et regneark for en hel måned med transaktioner. Du kan derefter lægge årets 12 måneder i en generel regnearksfil, så du kan tabulere individuelle månedlige regneark. Dette gør det meget lettere at få adgang til alle de data, der kan være nødvendige.
Hvad er ulemperne ved regneark?
1. Det tager tid at lære formlerne.
Mange af de mere komplicerede formler, som et regneark kan bruge, kan spare tid fra et langsigtet perspektiv. Det tager også tid at lære disse formler og indtaste dem korrekt i hver celle. Hvis der er behov for øjeblikkelige resultater, og en bruger ikke kender alle regnearkets funktioner, er det muligvis ikke et nyttigt værktøj.
2. Beregningsfejl genkendes muligvis ikke af applikationen eller softwaren.
Nogle af de automatiske beregningsfunktioner i moderne regnearkprogrammer og software har ingen måde at kontrollere for menneskelige fejl. Du skal manuelt kontrollere hver ligning i hver celle for at sikre, at den blev indtastet korrekt. Hvis man antager, at de automatiske funktioner er korrekte, kan der opstå alvorlige problemer med dataintegritet.
3. Det tager tid at indtaste data i hver celle.
Hvis du manuelt skal indtaste data i et regneark, kan processen være tidskrævende. Det kan også føre til kedsomhed hos brugerne og yderligere hæmme produktiviteten for den person, der indtaster dataene. Kedsomhed har også en tendens til at føre til uopmærksomhed, hvilket kan øge risikoen for en fejl i formler eller data.
4. Nogle regnearksfiler kan være inkompatible.
Hvis du gemmer en Open Office -regnearksfil, kan Excel eller et andet program eller program muligvis ikke læse den. Der er nogle regneark, der ejer deres filudvidelser og kun kan læses af programmet eller programmet, der oprettede dem. Dette kan gøre det svært for nogle brugere at modtage de oplysninger, de har brug for.
5. Regnearksprogrammer kan nogle gange være dyre.
Hvis du bruger Open Office til regneark, er der ingen omkostninger. Det kunne betragtes som en fordel. Andre applikationer og programmer kan dog være ret dyre. Excel er en del af Office 365 -pakken med produkter, hvilket betyder, at brugerne skal betale et månedligt abonnementsgebyr på $ 6,99 til $ 14,95 afhængigt af deres behov.
Fordele og ulemper ved regneark viser, at de kan være en effektiv måde at gemme data på. Det er baseret på, at brugeren indtaster disse data korrekt for at fungere effektivt. Overvej dine muligheder, find den applikation eller software, der opfylder dine behov, og administrer de negative ting, så du kan drage fordel af alle de fordele, regneark kan bringe i dag.
