E -mail har revolutioneret den måde, vi kommunikerer med hinanden. Beskeder kan sendes til alle med en gyldig e -mail -adresse overalt i verden. Dette giver mulighed for tættere samarbejde, selv når arbejdere måske er en halv verden væk. Det er let at gøre, kræver meget lidt uddannelse og er omkostningseffektivt for de fleste virksomheder i dag med flere tilgængelige billige muligheder. Det kan også være tidskrævende og begrænse produktiviteten i visse situationer.
Hvad er fordele og ulemper ved e -mailkommunikation i erhvervslivet? Lad os se på nogle af de vigtigste punkter at overveje om emnet.
Hvad er fordelene ved e -mailkommunikation i erhvervslivet?
1. Flere mennesker kan være en del af samtalen.
E -mail kan være som et konferenceopkald, men uden alt “Kan du høre mig nu?” spørgsmål, der plejer at blive stillet. Du kan inkludere flere e -mail -adresser, sende kopier til folk for at holde dem informeret eller endda lave blinde kopier af mennesker, hvis det er nødvendigt. Det er en nem måde at sikre, at et helt team modtager de samme oplysninger på samme tid.
2. E -mails kan sendes når som helst.
Der er virkelig ingen grænse for, hvor længe du kan sende en e -mail. Hvis du tænker på en tanke om natten, kan du logge ind på din virksomheds e -mail -konto og sende en besked til dem, der har brug for at vide det.
3. Filer og billeder er nemme at vedhæfte til e -mails.
Komplette projekter med den passende komprimeringssoftware kan let sendes på e -mail. Dette gør det let for selv enkeltmænd, freelancere og andre uafhængige entreprenører at drive en potentielt rentabel forretning, selvom de arbejder fra spisebordet. Så længe der ikke er nogen filstørrelsesbegrænsninger, kan du sende stort set alt til alle med en gyldig e -mail -konto overalt i verden.
4. Du behøver ikke at være til stede for at modtage e -mail.
E -mails venter på folk, når de logger ind på din konto. Kontoen modtager e -mailen og giver modtageren besked om, at en besked venter. Da det ofte tager mindre tid at læse en e -mail end at lytte til en talemeddelelse, kan denne kommunikationsmetode spare lidt tid.
5. Du kan anmode om modtagelsesbevis.
Stort set alle e -mail -programmer giver afsendere mulighed for at anmode om modtagelsesbevis for den sendte e -mail eller bevis for, at e -mailen blev åbnet.
Hvad er ulemperne ved e -mailkommunikation i erhvervslivet?
1. E -mail tvinger ofte arbejdere til at multitaske.
Multitasking plejede at være en berømt styrke, som arbejdsgiverne ønskede, at deres arbejdere skulle have. Find ud af, multitasking kan ende med at koste folk meget tid. Op til 15 minutters tabt produktivitet opstår hver gang en medarbejder ændrer en opgave. Hvis disse medarbejdere besvarer en e -mail midt i et projekt, kan det resultere i et nettotab på 30 minutter ved at skifte til e -mail og derefter tilbage til projektet.
2. E -mail er en hurtig måde at opdage en fejl.
Trojanske heste, vira, malware – listen over potentielle farer, der kan komme fra en enkelt e -mail, er enorm. Phishing -svindel kan bringe dine fortrolige oplysninger i fare. Økonomiske oplysninger kan stjæles og bruges hurtigt takket være de realistiske svindel, der bruges i dag. Fordi det er så store risici, har nogle virksomheder begrænsede e -mailvedhæftninger, og det kan gøre det svært at drive forretning.
3. Mailen kan være forældet.
Fildelingstjenester som Dropbox tillader, at store mængder data deles gennem en sikker downloadproces. Videokonferencer og andre kommunikationsmetoder ansigt til ansigt fra fjerntliggende steder tilbyder dybere diskussioner, end e-mail kan give. Sammensætningen af en e -mail kan let fortolkes forkert. På grund af dette er virksomheder måske mindre afhængige af denne kommunikationsmetode, fordi det ikke sparer dem tid, som de plejede at være.
4. E-mail kan let misbruges.
Uden begrænsninger finder mange virksomheder, at deres medarbejdere kan sende adskillige e -mails til familie og venner i stedet for at udføre det job, de blev ansat til.
5. Ikke alle e -mails, der sendes, er muligvis en professionel afspejling af virksomheden.
En virksomhed med 100 ansatte kan få 100 forskellige signaturer sendt til verden hver dag. Ikke alle e -mails kan have ordlyd eller signaturer, der opfylder faglige krav. Det eneste, der skal til, er en dårlig e -mail for at skabe et negativt brandbesked, der hurtigt spredes.
Fordele og ulemper ved e -mailkommunikation i erhvervslivet viser, at det er en typisk positiv metode til overførsel af information. Så længe der kan sættes grænser for at begrænse misbrug af denne kommunikationsmetode, er det meget sandsynligt, at det vil øge produktivitetsniveauet på flere områder.
