Deling af oplysninger er blevet en grundlæggende komponent i enhver nuværende forretningsplan eller strategi. Selvom medarbejdere er placeret i midten af et kontor, kan store filer ikke sendes via en e -mail -forbindelse uden nogle vanskeligheder. Hvordan deler I med hinanden med sådanne begrænsninger?
Det er her, Dropbox for Business virkelig kan hjælpe. Upload en fil, få et link til den fil, og så kan enhver se den. Her er fordele og ulemper ved Dropbox for Business at tænke på, hvis du har brug for en lettere måde at dele oplysninger mellem arbejdere på.
Fordelene ved Dropbox til virksomheder
1. Det er et hurtigt og let system at implementere.
Alt du skal gøre er at oprette din konto og give medarbejderne adgang til den. Når du har gjort det, bliver det let at uploade filer, oprette mapper og endda synkronisere filer mellem computere. Hvad der tidligere tog timer at dele, især med meget store filer, kan nu tage minutter eller endda sekunder.
2. Du kan tilføje eksisterende personlige postkasser til en virksomhedskonto.
Hvis du allerede har Dropbox installeret, enten som en gratis mulighed eller i Pro -indstillingen, kan du opgradere den til Business -indstillingen. Dette giver dig mulighed for at holde styr på dine eksisterende filer uden at bekymre dig om flere konti, tabte genstande og andre problemer, der synes at opstå, når der er mangfoldighed.
3. Næsten alle kan bruge grænsefladen.
Dropbox for Business er bogstaveligt talt et træk og slip -system. Du kan installere en fil på en arbejders skrivebord, og derefter skal du bare trække de filer, der skal uploades til skyen, til den pågældende mappe.
4. Administratorer kan begrænse adgangen til bestemte data.
Teammedlemmer kan have begrænset adgang til at dele emner med folk uden for et defineret team via Dropbox. Standardindstillingerne kan installeres, så delte links og filer kun er synlige for autoriserede teammedlemmer. Delte links kan også deaktiveres direkte fra administrationskonsollen.
5. En ejerdefineret adgangskode beskytter din sikkerhed.
Dette giver ejeren mulighed for at angive udløbsdatoer for alle oplysninger, der er blevet delt via skyen. Det betyder også, at bestemte personer kan få adgang til filer og links, eller at adgang kan tages væk, hvis omstændighederne ændrer sig. Password -systemet gør det meget let at kontrollere sikkerheden for dine delte data.
Ulemperne ved Dropbox til virksomheder
1. Det er en ganske dyr løsning for den gennemsnitlige lille virksomhedsejer.
Virksomheder skal købe medarbejderlicenser til Dropbox, når de bruger det som en forretningsløsning. Det er gratis at prøve i 30 dage, men for kun 5 brugere koster det 750 dollars om året. Omkostningerne kan også opkræves månedligt, men stiger derefter til $ 75 pr. Måned. Tilføjelse af flere brugere tilføjer mere til denne pris.
2. Fuldteksts søgeresultaterne er for nylig blevet indtastet.
Dette har gjort Dropbox lidt lettere at bruge, når man søger efter specifikke data. Det er dog endnu ikke et perfekt system, hvilket betyder, at mange forretningsbrugere kan have meget lettere ved at søge i filnavne, udvidelser eller deres metadata.
3. Indberetning af huller håndteres af tredjemand.
Dropbox fokuserer på fildelingskomponenten i sin service, og det er det. Dette betyder sikkerhedsindstillinger, kryptering og opbevaringsforbindelser. For at udfylde hullerne i sikkerheds- eller rapporteringsoplysninger, f.eks. Hvor fuld din Dropbox kan være, bruges tredjeparter til at forbedre produktet. Det betyder, at virksomheder skal beslutte, om det er værd at tage risikoen for at få flere organisationer involveret i at håndtere deres data.
4. Nogle gange kan det være svært at finde mapper eller filer.
Dropbox gør ikke et stort stykke arbejde med at maksimere din skærmtilstedeværelse. Smartphone og tablet -appen er særlig dårlig til dette. Slutresultatet betyder, at der er masser af tom plads, der kan bruges til at forbedre den måde, brugerne navigerer i grænsefladen. Det kan være ret svært at finde nogle mapper og filer.
5. Indbygget sikkerhed er ret begrænset.
Dropbox for Business tilbyder ikke sikkerhedsindstillinger for undermapper. Forebyggelse af datatab kan implementeres, men fordi tredjeparter er involveret, kan det tage længere tid at implementere dette delingssystem. Det er den tid, som nogle virksomheder muligvis ikke har.
Disse fordele og ulemper ved Dropbox for Business viser, at dette delingssystem er designet til at være omfattende, men kun når produktet indeholder tredjepartsfunktioner. Dette kan øge omkostningerne, tilføre dine data kompleksitet, men i sidste ende tillade medarbejdere at være mere effektive. Overvej disse nøglepunkter i dag for at afgøre, om Dropbox er løsningen for dig.
