17 Fordele og ulemper ved at være vært for din egen e -mail

Mange ejere af små virksomheder har svært ved at administrere deres virksomheds e -mail. Der er mange muligheder i dag, og nogle er så forskellige, at det kan være en enorm udfordring at vide, hvor man skal starte. Du kan vælge at bruge en gratis e -mail -udbyder som Outlook eller Gmail, abonnere på en e -mail -udbyder som en service til en lav månedlig pris eller hoste din egen e -mail, hvis du ønsker det.

Den selvværdige tilgang er den traditionelle metode, som virksomheder bruger til at styre deres professionelle kommunikation. Hostingpakker hentes ofte ind af nutidens topadministrationsselskaber som GoDaddy. Du kan også købe dem uafhængigt, hvis du allerede arbejder med en webhostingorganisation. Denne struktur giver dig mulighed for at få adgang til din klient på din computer via det system, du i øjeblikket bruger.

Mange udbydere giver dig også mulighed for at bruge webbaseret adgang til dine virksomheds e-mailbehov.

Hvis du undrer dig over, hvordan du begynder at styre din virksomhedskommunikation mere effektivt, er her fordele og ulemper ved at være vært for din egen e -mail.

Liste over fordelene ved at være vært for din egen e -mail

1. Giver dig et højere privatlivsniveau.

Når du beslutter dig for at begynde at være vært for din egen e -mail, kan du drage fordel af det ekstra privatliv, der følger med at bruge en mailserver under din kontrol. Du er ikke længere afhængig af eksterne udbyderes sikkerhedsprocesser, fordi alt forbliver under dit tilsyn. Selvom du muligvis skal give din webhost et mindre gebyr for at inkludere denne service med din online tilstedeværelse, er det en nem måde at tilføje endnu et beskyttelseslag til dine kommunikationsvaner.

2. Nogle gange kan du få denne mulighed gratis.

Mange webhostingudbydere giver dig mulighed for at hoste din egen e -mail gratis. Du kan få adgang til denne mulighed via dit dashboard eller dashboard på en måde, der ligner den, en e-mail-as-a-service eller offentlig mulighed giver den gennemsnitlige bruger. Selvom der er nogle tekniske aspekter ved denne mulighed, som du muligvis skal lære, er processen relativt ligetil. Hvis du ved, hvordan du bruger en computer ganske godt, kan du finde ud af, hvordan du bruger dette system til dine kommunikationskrav.

3. Giver dig mulighed for at oprette e -mail -konti af enhver størrelse, du ønsker.

Fordi det er dig, der konfigurerer og administrerer din egen e -mail, så har du fleksibiliteten og kontrollen til at designe den på den måde, der passer bedst til dine behov. Fordi du ikke betaler for lagerplads med intern e-mail-hosting, kan du oprette konti i enhver størrelse, du ønsker, til dine behov. Det er også meget lettere at tilføje nye konti til dit system, oprette flere domæner og oprette en identitet, som folk vil knytte til dit brand frem for en tredjepartsudbyder. At fortælle folk at sende en e -mail til din Hotmail -adresse (nogle mennesker har det stadig!) Kommunikerer ikke det samme professionalisme som at få dem til at sende en besked til dit specifikke domæne.

4. Der er kun ét login, du skal huske.

Når du beslutter dig for at være vært for din egen e -mail, er der kun ét sæt legitimationsoplysninger, du skal huske for at få adgang til denne service. Du behøver ikke bekymre dig om at give andre mennesker adgang, fordi du kan tildele dem konti, som de kan tilpasse. Du har et enkelt kontrolpanel til brug, der giver dig mulighed for meget effektivt at styre dine interne og eksterne kommunikationsbehov. Selvom der er udfordringer at stå over for med denne mulighed, finder de fleste, at det generelt gør deres liv lettere, især hvis de kan dirigere det til en eksisterende webadgangstjeneste som Outlook.

5. Kræver kun ét supportteam til fejlfindingsformål.

Selvom du beslutter dig for at outsource dine e -mail -hostingbehov, fordi du ikke kan finde ud af det, kan du ved at hoste dit eget reducere din eksponering for kun et team. Du vil opdage, at bureauer, der kan hjælpe dig med at oprette denne service, kan forbedre dit intranet, give andre it -ressourcer og give dig en enkelt anløbshavn, når du har et spørgsmål, der kræver svar.

6. Der er hurtigere svartider.

Når du arbejder med dit eget team, betyder det, at du har mulighed for at foretage opdateringer eller forbedringer, når du vil. Denne struktur giver dig mulighed for at drage fordel af nye teknologier, når de er tilgængelige, når du er vært for din egen e -mail. Det eneste krav for at drage fordel af denne fordel er tilgængeligheden af ​​ressourcer, når det kommer til implementering.

7. Dine tilpasningsmuligheder er uendelige.

Når e -mail er på din egen server, kan du konfigurere dens begrænsninger og muligheder næsten uendeligt. Himlen er virkelig grænsen for, hvad du kan være vært for, når du vælger denne mulighed frem for noget som e -mail som en service. Det giver dig endda mulighed for at drage fordel af nyttepriser, så du ikke bliver faktureret for båndbredde eller trafik, du ikke forbruger hver måned. Der er endda muligheder for at vælge mellem forskellige muligheder for katastrofegendannelse, hvilket også sparer dig for langsigtede backupomkostninger.

8. Forhindrer, at du mister din webhosting og dine e -mail -tjenester samtidigt.

Når du beslutter dig for selv at være vært for din e-mail, skaber du et lag af adskillelse mellem dit websted og virksomhedskommunikation. Hvis du har din e -mailtjeneste knyttet til din webserver, og den af ​​en eller anden grund går ned, mister du begge dele, indtil din service er gendannet. Selvom det i første omgang måske ikke lignede et kritisk problem, havde IX Webhosting engang en forlænget afbrydelse, der varede mere end to uger i 2012 for nogle forbrugere. Hvad ville der ske med din virksomhed, hvis du mistede adgangen til din e -mail og dit websted i den periode?

9. Slip af med de andre virksomheder, der prøver at scanne din e -mail.

Selvom det kan være klogt at bruge en e -mail -udbyder i stedet for at opsætte øl på webserveren, er det ikke et bytte for de intriger (lovlige og ulovlige), der opstår på websteder som Gmail, hvor udbyderen kan blive tvunget til at levere dine meddelelser. uden at underrette dig om, hvad der sker. Private servere er ikke sårbare over for dette problem, fordi oplysningerne er under deres kontrol. Hvis regeringen ønsker at kontrollere din kommunikation, så burde den komme til at se dig med en ransagningskendelse eller stævning.

Liste over ulemperne ved at være vært for din egen e -mail

1. Der er kun en håndfuld webbaserede muligheder tilgængelige.

Hvis du vil have adgang til din selvhostede e-mail, er der kun få muligheder, der giver dig en webbaseret service i dag. Det betyder, at dine muligheder er begrænsede, når du forsøger at kommunikere med kunder, leverandører og distributører. Du skal have direkte adgang til din online tilstedeværelse for at få de varer, der er i din indbakke, hvilket nogle gange ikke er en mulighed, hvis du arbejder eksternt.

2. Det tilbyder ikke det samme niveau af spamfiltrering.

Når du begynder at kommunikere med andre mennesker via din virksomheds e-mail, vil du opdage, at de fleste self-hosting-muligheder ikke tilbyder de samme niveauer af spam og phishing-kontrol, som du vil opdage med andre former for denne service. Alt, der sendes din vej, kan ende i din indbakke. Udbydere, der tilbyder denne mulighed, vil opkræve mere for at have den inkluderet i din struktur. Det er derfor, mange virksomheder foretrækker at bruge en e-mail-som-en-service-løsning frem for at være vært for deres egen.

3. Der er en bred vifte af pålidelighed og oppetidstal i branchen.

Forskellene mellem nedetid og pålidelighed kan være ret store, hvis du overvejer at være vært for din egen e -mail. Der er nogle udbydere, der er langt bedre end andre i denne branche, men kun få kan konkurrere lidt med e-mail-as-a-service-muligheder eller produkter til offentlig brug. Du vil måske opleve, at adgang til din e -mail eller afsendelse af meddelelser bliver en udfordring, hvis pålideligheden af ​​denne mulighed er tvivlsom. Du kan muligvis nyde mere privatliv, fordi denne service er i din mailtjeneste, men den fordel negeres, hvis du ikke kan sende e -mails i første omgang.

4. Kan tilbyde immigrationsudfordringer at overveje.

Hvis du forsøger at migrere din e -mail, når du skifter webserver og hoster din, kan det være en ekstraordinær udfordring at fuldføre denne opgave. Du vil måske opleve, at det er lettere at downloade en log over dine meddelelser eller gemme dem som en papirkopi, end det er at overføre alt. Denne proces kan give dig en ny start, men nogle gange er det ikke, hvad en lille virksomhedsejer ønsker at modtage.

5. Kræver, at du kender den tekniske side ved at sende en e -mail.

Selvom der er mange mennesker, der er klar over de tekniske processer, der opstår, når de sender en e-mail, har den gennemsnitlige person en tendens til at tage en peg-og-klik-tilgang. Hvis du beslutter dig for at bruge en selvhostet service, skal du vide, hvad der skal til for at konfigurere systemet til at opfylde dine specifikke behov. Denne proces kan tage en betydelig mængde tid at fuldføre i forhold til produkter som Google Apps for Work, der hjælper dig med at opbygge en email-as-a-service-ramme.

6. Der er et hyppigt behov for at opdatere din sikkerhedssoftware.

Når du beslutter dig for at begynde at være vært for din egen e -mail, er det dit ansvar at opretholde systemets sikkerhed. Hackere kan stadig prøve at få adgang til systemet, hvis du opretter forbindelse til internettet for at sende beskeder. Det betyder, at nogle af de penge, du kan spare ved at holde tingene i huset, forbruges på grund af behovet for at opdatere den software, der holder dig beskyttet. Du har også et ansvar for at sikre, at alt er sikkerhedskopieret, og at du gemmer dine data et sikkert sted.

Hvis du i stedet brugte en udbyder til din e-mail, er tredjepartsudbyderen ansvarlig for alle opdateringer af din service. De ville håndtere sikkerheden på dine vegne. Du modtager også softwareopdateringer automatisk i stedet for at skulle installere dem på din placering ved lanceringen.

7. Du får ekstra omkostninger at tænke på, som nogle virksomheder ignorerer.

Hvis du beslutter dig for at være vært for din egen e -mail, så var du nødt til at overveje udgifterne til en server, når du administrerer dette kommunikationsværktøj internt. Du bliver også nødt til at investere i elektricitet og andre forsyningskrav, der kan være nødvendige for selv at være vært for dine meddelelser som organisation. Der er tidspunkter, hvor det kan være nødvendigt at tilføje båndbredde, hvilket betyder, at en anden pris vil påvirke dit budget. Medmindre du planlægger at udføre alt arbejdet på egen hånd, skal du ansætte et dedikeret team af eksperter eller outsource denne service til en velrenommeret udbyder som en måde at beskytte integriteten af ​​dit system. Hvis noget går galt, er det dit team, der er ansvarlig for at løse problemet.

8. Der kan være problemer med ansvar.

Hvis du er vært for din egen e -mail, så er det dig, der i sidste ende er ansvarlig for, hvad der sker med din server. Mange virksomhedsejere oplever, at det er meget lettere at fyre en leverandør, end det er at fyre deres arbejdere. Selvom du ansætter en tredjepartsudbyder, er det din beslutning, der afhænger af den erfaring, der produceres. Det betyder, at hvis der opstår et problem, kan du finde mange mennesker, der rækker deres hænder og siger: “Det er ikke min skyld!” Det efterlader dig med et problem at løse og muligvis ingen måde at gøre det på.

Fordele og ulemper ved at være vært for din egen e -mail forsøger at afbalancere privatlivets fred og bekvemmelighed ved at arbejde med din mailserver med en service, der kan levere mange af disse tjenester på dine vegne. Hvis du er sikker på dine færdigheder på den tekniske side af tingene, giver det perfekt mening at bruge en selvværtsplan. Når din præference er en peg-og-klik-e-mailoplevelse, kan en anden løsning give dig bedre resultater.