Hot desk er processen med at fjerne arbejdere fra det traditionelle kontor. I stedet for at sætte vægge op, der tvinger arbejdere til at flytte rundt på kontoret og blive uproduktive, muliggør fælles skriveborde samarbejde ved at skabe rum til små grupper. Når det kombineres med moderne teknologikomponenter, kan der være dramatiske forbedringer i personalets samlede produktivitet.
Det er meget gavnligt for teams, der er meget mobile og sjældent behøver at være på kontoret. Det er også en god løsning for teams, der af og til bringer telearbejdere i gang, så alle er på samme side.
Hot desking har visse fordele og ulemper, der skal tages i betragtning, før man satser på denne type arbejdspladsdesign.
Liste over fordelene ved Hot Desking
1. Det er en overkommelig måde at designe et kontor på.
Når det åbne rum i et delt desktop -layout er korrekt implementeret, vil det bruge mindre samlet plads end det typiske kontorlayout. Store teams kan opleve, at de kan reducere deres driftsomkostninger med 30% med delt skrivebord og samtidig spare 15-25% på den plads, de har brug for.
2. Opret et åbent layout.
Hot desking skaber et åbent design, der letter større samarbejde inden for teammiljøet. Designet kan være helt åbent, så der altid er fuld kontakt mellem kolleger. Det kan også omfatte en lille adskillelse, hvilket giver medarbejderne noget privatliv og personligt rum, samtidig med at folk tilskyndes til at arbejde sammen uden at skulle flytte helt til et nyt sted.
3. Holder fjernarbejdere i kontakt med udstyr.
Fjernarbejdere skal have adgang til et kontorlokale, når de er på kontoret. Men hvis disse medarbejdere ikke er på kontoret, bliver det den perfekte mulighed for at dele skriveborde. Disse områder kan blive endnu et mødelokale, et sted for en uformel kreativitetssession eller endda midlertidig opbevaring. Du vil opdage, at når disse pladser er tilgængelige, bliver atmosfæren for hele teamet mere afslappet.
4. Fremme en social kultur.
Mange arbejdere voksede op i et miljø, hvor jobansvaret blev ved arbejdet, og det personlige ansvar flyttede væk fra arbejdet. At have en social kultur på arbejdspladsen kan nogle gange føre til produktivitetseffektivitet. Det kan også reducere mængden af interpersonel stress, der kan opstå på nogle computere. Tildeling af individuelle sæder vil også få de fleste arbejdere til at tage en silobaseret tilgang, hvilket kan reducere ydeevnen. Det fælles skrivebord får kontoret til at føles mere som et kommunikationsværktøj end en ejendom.
5. Organiser kontoret.
Når et arbejdsområde forbliver organiseret, bliver folk mere produktive. I den traditionelle kontoropsætning kan nogle kontorer være fuldstændig organiseret, og andre kan blive fuldstændig skraldespand. Den visuelle æstetik kan påvirke teamets produktivitet. Med fælles desktops er det lettere at implementere rengøringspolitikker, fordi rummet er så åbent. Det reducerer den mængde rod, der er til stede, hvilket i sidste ende giver dine teams og dine fremtidige kunder mulighed for at få det rigtige første indtryk.
6. Spred kontorhierarkiet.
I det traditionelle kontor er der et vist hierarki, der får medarbejdere til at undgå dem med anciennitet eller vigtige titler. Selv når en “åben dør -politik” er på plads, bruges den sjældent, fordi dørene ikke altid rigtig er åbne. Med det delte skrivebord er den traditionelle struktur brudt. Fleksibilitet er indbygget i arbejdsområdet, fordi det tilskynder teams til at komme sammen, uanset titel, status eller talent.
7. Det er fleksibelt nok til at opfylde dine behov.
Du kan beslutte at have et delt skrivebord til hele dit team. Du kan også vælge at have et delt skrivebord til bestemte jobfunktioner. Du behøver ikke at være fuldt ud involveret for at udnytte fordelene ved denne designmulighed.
Liste over ulemperne ved Hot Desking
1. Kan kræve nye it -strategier.
Mange teams er lokationsbaserede fra et it-perspektiv. Det betyder, at en medarbejder skal logge ind på en bestemt computer for at få adgang til sit job. Med delte desktops er en bedre strategi at give medarbejdere mulighed for at logge ind på ethvert tilgængeligt skrivebord. For at undgå kaos af arbejdere, der styrter ind på deres foretrukne steder, hjælper det med at have et system, der gør det muligt for arbejdere at reservere deres foretrukne skrivebord, inden de kommer på arbejde for dagen.
2. Det kan få nogle medarbejdere til at miste deres personlige rum.
Selvom samarbejde fremmer større produktivitet hos de fleste mennesker, kan nogle teammedlemmer blive mindre produktive. Nogle mennesker skal have noget privatliv eller personlig plads til at fokusere på, hvad de skal gøre. At kunne identificere disse medarbejdere under overgangsprocessen til hot desking giver dig mulighed for at søge alternativer til disse kvalitetsmedarbejdere, f.eks. Fjernarbejde, telearbejde eller give dem deres egen plads et sted uden for miljøets strøm.
3. Det kan forårsage forstyrrelser i ledelsen.
I mere end en generation var karrieremålet for mange arbejdere at nå hjørnekontoret med et vindue. At forstyrre kontorhierarkiet kan forårsage harme hos medarbejdere, der følte, at de var tæt på at nå deres mål. Brug af fælles desktops sætter en person med 20 års erfaring ved siden af en, der lige er startet og behandler dem som ligeværdige. Ikke alle vil nyde den slags oplevelser på begge sider af ligningen.
4. Kan kræve øgede it -ressourcer.
Hot desking kræver, at moderne teknologier fungerer korrekt. Hvis du arbejder med et stramt it -budget, vil implementering af en delt desktop -tilgang sandsynligvis tage noget tid. Du skal have alle dine medarbejdere tilsluttet de bedst mulige it -ressourcer for at fremme et bedre overordnet samarbejde. Hvis du ikke er et sted, hvor du kan gøre dette, kan dette være en designmulighed, som du vil afskaffe med at implementere, indtil du har råd til det.
5. Du kan begrænse medarbejdernes adgang, når der er behov for indkvartering.
Inden du implementerer nogen form for desktopdeling, er det vigtigt, at dit HR -team gennemgår de ønskede tilpasninger, der allerede er foretaget. Nogle medarbejdere kan have specifikke behov, der skal opfyldes som en del af deres ansættelsesvilkår. Delt desktops opfylder muligvis ikke disse indstillinger. Det ville skabe nogle potentielle problemer for din virksomhed, da sundheds- og sikkerhedsspørgsmål skal løses for alle medarbejdere, ikke kun dem, der ikke anmoder om indkvartering.
Fordele og ulemper ved fælles desktops indebærer at bringe mennesker sammen for at gøre dem mere produktive. Der vil altid være outliers, der ikke drager fordel af denne struktur. Du har to muligheder: Find måder at inkludere dem på, eller find måder at lade disse mennesker gå. I sidste ende har fælles skriveborde en tendens til at give flere fordele end negative, hvorfor det er ved at blive en populær designmulighed for virksomheder rundt om i verden.