Dokumenter og filer er en vigtig del af din virksomhed.
Uanset om du driver en stor organisation, en lille virksomhed eller endda laver arbejde hjemmefra, er der stor sandsynlighed for, at du opretter mange dokumenter. Når du har oprettet disse dokumenter, skal du holde dem sikre og organiserede for at sikre, at dit team og klienter let kan få adgang til dem.
For at holde tingene enkle kan du bruge dokumenthåndteringssoftware.
Behovet for disse værktøjer stiger, og det globale marked for dokumenthåndteringssoftware vil sandsynligvis nå 11,06 milliarder dollar i 2028.
Disse værktøjer bliver stadig mere populære, og med god grund.
De hjælper dig med at holde filer organiserede og sikre for at sikre problemfrit samarbejde mellem alle interessenter. De gør det også nemt at uploade, downloade eller blot få adgang til filer fra enhver platform, enhed eller webbrowser.
For at hjælpe dig med at træffe den rigtige beslutning har jeg rangeret og gennemgået den bedste dokumenthåndteringssoftware. Disse anmeldelser er baseret på dets nøglefunktioner, brugervenlighed, integrationer, dokumentlivscyklus, filformater, automatisering af arbejdsgange, prisplaner og mere.
Lad os begynde.
Hvad er den bedste dokumenthåndteringssoftware?
Her er mine bedste valg til den bedste dokumenthåndteringssoftware, der skal bruges i år.
1. Dropbox.
Dropbox er et af de mest populære alt-i-et-dokumentstyringssystemer, der findes. Det tillader administration af digitale aktiver for både traditionelle og multimediedokumenter. Det giver dig også mulighed for at redigere dokumenterne, og ændringerne er synlige i realtid for andre brugere.
Med nye funktioner som Optical Character Recognition (OCR) til konvertering af billeder til tekst og masser af tredjeparts appintegrationer, kan du ikke gå galt med Dropbox.
Hovedtræk:
- Kontooverførselsværktøj – Giver dig mulighed for sikkert at overføre filer mellem flere brugere i tilfælde af reorganisering eller ændring af ansvar.
- Dropbox Showcase – Vis alt dit arbejde på professionelt administrerede sider, og hold styr på de brugere, der interagerer med dine filer.
- Tredjeparts appintegration: Dropbox tilbyder stærk integration med over 3.000.000 tilsluttede apps.
- Live support – Deres live support tilbyder solid service via e -mail, chat og telefonopkald.
Fordele:
- Tilbyder funktion til fjern sletning til øjeblikkeligt at slette dine filer fra stjålne enheder og hackede konti for at holde data sikre
- Giver dig mulighed for at overvåge dit teams aktivitet via adminpanelet
- Giver midlertidig adgang via udløbende links og deaktiverer download af links.
- Hjælper dig med at gendanne slettede filer ved at gendanne den tidligere version af filen
- Synkroniserer mellem enheder og platforme
- Den leveres med en funktion kaldet ‘teammappemanager’ for at hjælpe dig med at få kontrol og synlighed over teammapper
- Tilbyder en lang række fleksible opbevaringsplaner
Ulemper:
- Mobilversionen er ikke så let at bruge som desktopversionen
- Upload kan være langsom
Priser:
Deres standard- og avancerede planer koster henholdsvis $ 12,50 og $ 20 om måneden. Priser for din Enterprise -plan er tilgængelige efter anmodning.
2. Zoho Docs.
Zoho Docs er en anden populær dokumenthåndteringssoftware på denne liste. Det giver dig mulighed for sikkert at gemme og administrere alle dine filer i skyen. Det tilbyder også kraftfulde samarbejdsværktøjer, herunder gruppedeling og tovejssynkronisering, for at hjælpe dig med at arbejde effektivt med eksterne kunder og medarbejdere.
Hovedtræk:
- Gem dokumenter – Giver brugerne mulighed for nemt at gemme store filer, herunder videoer, mapper og endda hele databaser.
- E -mail – send øjeblikkeligt dokumenter fra din e -mail eller scanner til cloud -konto uden at logge ind.
- Ren organisation – Opret let mapper og undermapper til ren filkategorisering baseret på projekt, rolle og filtyper.
- To-vejs synkronisering: du kan arbejde online eller offline på dit skrivebord; filer opdateres automatisk, når du er online igen.
Fordele:
- Giver dig mulighed for at overføre et stort antal mapper uden at ødelægge ordren
- Opret automatiske sikkerhedskopier af filer for at undgå tab af data
- Giver dig mulighed for at uploade filer i bulk
- Giver dig mulighed for at oprette en gruppe for at dele filer med flere brugere på samme tid
- Giv chat i appen for at samarbejde med forskellige teammedlemmer.
- Angiv påmindelser og opgaver til at styre og delegere arbejde mellem teams.
- Gem dine filer på forskellige servere flere steder
- Giver streng sikkerhed ved at kryptere filer via RSA-baseret 2048-bit nøgle bygget gennem Perfect Forward Secrecy (PFS)
- Tilbyder funktion til revisionsspor for at holde styr på redigeringer foretaget af andre brugere
- Det giver dig mulighed for at tilpasse det efter dine brandingkrav.
- Tilbyder en gratis version til op til 5 brugere
Ulemper:
- Brugergrænseflade ser grundlæggende og dateret ud
- Applikationens indlæsningstid er langsom.
Priser:
Deres betalte planer starter fra $ 5 pr. Måned og opefter. Du får også en 15-dages gratis prøveperiode.
3. eFileCabinet.
eFileCabinet er et andet kraftfuldt dokumenthåndteringssystem (DMS), der hjælper dig med at scanne og lave digitale filer med det samme. Det giver dig også mulighed for at sende en enkelt fil i flere formater med adgangskodebeskyttede links og let kategorisere og lokalisere filer.
Hovedtræk:
- Kraftfuld søgning: Tillader en fuldtekstsøgning at finde enhver fil i en hvilken som helst mappe. Det organiserer, genkender, navngiver og gemmer alle dokumenter automatisk ved hjælp af de oplysninger, der findes i filerne.
- Workflow Management – Gennemse let dit dokument workflow snapshot. Det giver dig også mulighed for at se på bestemte stadier af arbejdsgangen.
- Indbyggede skabeloner – Udnyt skabeloner til den mappestruktur, du vil bevare i hele dit system. Du kan også oprette dokumenter med foruddefinerede navne.
- Filanmodninger – Tillad fjernkunder og medarbejdere at uploade filer til systemet eksternt via gæsteadgang ved at drage fordel af dets filanmodningsfunktion.
Fordele:
- Giver dig mulighed for at indstille styringen af individuelle filmapper, skabe og skuffer
- Du kan sende en anmodning om elektronisk signatur til enhver for ethvert dokument
- Giver dig mulighed for at opretholde et separat revisionsspor for underskrevne dokumenter for at sikre overholdelse og sikkerhed.
- Giver en brugervenlig desktop applikation.
- Importer mails og vedhæftede filer til en foruddefineret mappe
- Tilbyder lydhør teknisk support
- Den er udstyret med Android- og iOS -mobilapplikationer
- Giver dig mulighed for at uploade dokumenter direkte fra kameraet
- Udnyt tofaktorautentificering og rollebaseret tilladelse til forbedret sikkerhed
- Ende-til-ende-lagringskryptering og fildeling
- Giver integration med tredjepartsapplikationer, herunder Salesforce og Microsoft Office
Ulemper:
- Kan være lettere at bruge
Priser:
Deres abonnementsplaner starter ved $ 15 pr. Måned og går op til $ 199 pr. Måned. Du får også en gratis demo.
4. Digital skuffe.
Digital skuffe er et foretrukket valg for mellemstore virksomheder inden for blandt andet detail, fremstilling og uddannelse. Det er i stand til øjeblikkeligt at scanne og gemme dokumenter og tilbyder dokumentlagring på stedet for et ekstra lag af sikkerhed.
Hovedtræk:
- Dokumentorganisation – Organiser nemt alle dine dokumenter på en centraliseret placering med en velkendt Windows -baseret fil- / mappestruktur. Det giver dig også mulighed for at gemme filer i flere skabe for nem adskillelse.
- Fleksibel – Kombiner nemt dokumenter eller tilføj sider til eksisterende dokumenter. Du kan også ommærke dokumenter med forskellige indekser.
- Nem import – Udnyt træk og slip, kopier og indsæt, og scan eller importer for let at importere filer direkte til drevet.
- Sikkerhed: Tilbyder kraftig sikkerhed for alle dokumenter gennem AES-128 bit kryptering. Du kan også drage fordel af revisionssporet for at holde styr på ændringer foretaget i ethvert dokument.
Fordele:
- Tilpas øjeblikkeligt arkivskabe til specifikke forretningskrav
- Udnyt versionskontrol for at få adgang til ældre versioner af den samme fil
- Med søgeord og tekstsøgning kan du nemt finde filer, der er gemt i en hvilken som helst mappe på drevet
- Giver dig mulighed for at udskrive dokumenter direkte fra enheden
- Optag og importer flere dokumenter på samme tid
- Synkroniser ændringer foretaget i filer fra enhver enhed.
- Samarbejde let med forskellige interessenter ved at gennemgå ændringer foretaget i filen i realtid
- Tilbyde en gratis prøveperiode
Ulemper:
- Tilbyder begrænsede funktioner
- Ikke egnet til store organisationer
Priser:
Du kan købe en enkeltbrugerlicens til softwaren til en engangspris på $ 1.200, eller du kan vælge deres abonnementsplan på $ 500 / år.
5. FileHold.
FileHold er en overkommelig, let at installere løsning til forretningsdokumentstyring (DMS). Du kan nemt scanne, gemme og indeksere dokumenter gennem softwaren. For at sikre absolut sikkerhed kan du også installere softwaren på din lokale server.
Hovedtræk:
- Elektroniske formularer – Udtræk let metadataoplysninger fra elektroniske formularer ved at udnytte standard Microsoft Word -værktøjer, der findes i Office- eller PDF -formularer.
- Courier: Dette er en sikker metode til at sende dokumenter, der også sender bevis på levering. Det underretter også modtagere via e -mails med et link til dokumentet.
- Filhåndtering – Giver dig mulighed for at være mere effektiv ved at differentiere dine daglige opgaver og gøre filhåndtering til en effektiv proces.
- Scanning og billeddannelse – Bliv papirløs ved at scanne og billeddanne direkte fra dokumenter for at sende til forskellige brugere rundt om i verden.
Fordele:
- Tilbyder support til flere browsere
- Leveres med smart smartphonesoftware til nem håndtering af alle dokumenter
- Den er udstyret med en avanceret Google-lignende søgning, der udnytter dokumentets metadata for at hjælpe dig med at finde relevante resultater.
- Du kan integrere det effektivt med Microsoft Office for at give direkte adgang til værktøjer som Outlook, Word, PowerPoint, Excel og Visio
- Håndter nemt både de nyeste og arkivdokumenter ved hjælp af avancerede opbevarings- og sletningspolitikker
- Udnyt mulighederne for check-in / checkout for at undgå overskrivning, mens du arbejder på et bestemt dokument
- Opret virtuelle mapper til uendelig filsamling
- Det giver dig mulighed for at arbejde med dokumenter offline, og alle ændringer gemmes, når du er online igen.
- Tilbyder enterprise content management (ECM) og arkiv
Ulemper:
- Hvis du er nybegynder, kan det være lidt svært at forstå dets funktioner.
- Brugergrænsefladen er ikke brugervenlig.
6. Dokumentfinder.
Document Locator tilbyder kraftfuld Windows -integration og effektiv cloud -hosting til bekvem filhåndtering. Nogle af de mest imponerende funktioner inkluderer versionskontrol, papirløs scanning, dokumentkontrol, e -mail -administration og mere.
Hovedtræk:
- Scanning – Document Locator giver dig mulighed for nemt at konvertere papirdokumenter til fuldt søgbare filer. Du kan også udføre dokumentopsamling og forstå vigtige fakta om dokumentet som filmetadata.
- Automatiserede arbejdsgange-Tilbyder en række forskellige arbejdsgangsfunktioner, herunder time-out, rollebaserede processer, kvalitetskontrolpunkter og notifikationsskabeloner, der kan tilpasses, blandt andre.
- Søgemuligheder: Du kan søge efter filer via flere funktioner, herunder Hurtig søgning, Avanceret søgning, Avanceret søgning eller Min distributionslistsøgning.
- Dokumentgodkendelse – Registrer let elektronisk dokumentgodkendelse for at sikre gennemsigtighed og overensstemmelse. Det understøtter også enkelt godkendertrin og komplekse flere godkendertrin.
Fordele:
- Giver dig mulighed for at fange metadata for scannede filer af zoner, omslag, stregkoder eller vælge dem individuelt på skærmen ved hjælp af forhåndsvisningen i Document Pro
- Tilbyder browser, enhed og platform support.
- Forbedre procesfleksibilitet gennem delegeringsmuligheder.
- Du kan automatisere dokumentcentrerede operationer for at undgå gentagelse og forbedre driftseffektiviteten.
- Gennemgå en defineret arbejdsgangsprøve for bedre kvalitetskontrol
- Giver dig mulighed for at spore status for dokumentgennemgang og godkendelsestrin.
- Automatiske påmindelser og meddelelser effektiviserer dokumentgodkendelsesprocessen
Ulemper:
- Brugergrænsefladen er lidt sjusket.
- Tilbyder uddannelse, der kun tilbydes få gange om året
Priser:
Deres licenspriser spænder fra $ 250 til $ 400.
7. HighTail.
HighTail muliggør mere intuitiv og brugervenlig dokumenthåndtering. Plus, det gør det muligt for kreative fagfolk nemt at dele store filer, herunder video, kunst, design, fotografering og præsentationsfiler, blandt andre.
Hovedtræk:
- Forhåndsvisning i høj opløsning: Du kan få vist eller streame store filer uden at downloade dem.
- Samtale i realtid: Enkeltpersoner eller teams kan modtage e-mails, projektopdateringer og feedback i realtid.
- Frihåndskommentarer – Lader dig gennemse filer ved at tegne en frihåndsboks, pil, linje eller form for at markere mediefiler.
- Versions sammenligning: Du kan drage fordel af parallel version sammenligning af filer på den samme skærm for let at evaluere ændringer og give feedback.
Fordele:
- Det giver brugerne mulighed for at give klarere feedback gennem en direkte kommentar til filen, hvilket resulterer i færre resultater og et bedre slutprodukt.
- Effektiviserer og konsoliderer den kreative proces for at reducere tiden til markedet
- Modtagere har ikke brug for en konto for adgangskontroller for at se delte filer
- Den leveres med AES 256-bit kryptering sammen med virksomhedstilbudte sikkerhedstilbud for at give stram sikkerhed på tværs af hele systemet.
- Giver funktionen ‘forsendelsessporing’ til at finde ud af, hvornår filer leveres og downloades
- Se flere filer på én gang gennem visuelle mapper
- Det tilbyder en gratis version til enkeltpersoner.
Ulemper:
- Delte links udløber for hurtigt
- Søgefunktionen er ikke let at bruge.
Priser:
Deres præmieplaner starter ved $ 12 pr. Måned og går op til $ 36 pr. Måned.
8. Evernote Business.
Evernote Business er utvivlsomt et af de mest populære filhåndteringsværktøjer. Hjælper dig med nemt at oprette og dele noter og filer for at skabe en smartere og mere produktiv arbejdsplads. Alle dens funktioner er primært fokuseret på at forbedre virksomhedens produktivitet.
Hovedtræk:
- Forbedre produktiviteten – Teams kan effektivt indsamle, kategorisere og dele ideer for at forbedre produktiviteten.
- Web Clipper – Gem øjeblikkeligt skærmbilleder af webstedet i din EverNote -konto. Du kan nemt gemme alle nyttige oplysninger online og finde dem klippet, når du har brug for det.
- Indbyggede skabeloner: Du kan drage fordel af Evernotes indbyggede skabeloner for at spare tid og kræfter, mens du opfylder specifikke behov. De let at installere skabeloner kan tilpasses meget, og du kan endda bruge dem uendeligt.
- Omfattende integration: Tilbyder omfattende integration med tredjepartsapplikationer såsom Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive og Slack, blandt andre.
Fordele:
- Beskær skærmbilleder for at fange de oplysninger, du har brug for
- Tilbyder flere tastaturgenveje for at forbedre din effektivitet
- Giver dig mulighed for at redigere filer og konti i realtid
- Det giver dig også mulighed for at søge efter håndskrevne noter, whiteboard -billeder og scannede billeder.
- Det er i stand til at identificere 11 håndskrevne sprog og 28 maskinskrevne sprog.
- Evernote for Business understøtter også Penultimate til iPad
- Giver dig mulighed for at scanne fysiske dokumenter og opbevare dem som sikre filer
Ulemper:
- Organiseringen af artiklerne er ikke fejlfri
- Større filsynkronisering er lidt langsom
Priser:
Betalte planer starter ved $ 14,99 pr. Måned pr. Bruger.
9. Smartsheet.
Smartsheet er et forretningsvalg til problemfri projektstyring, fildeling og samarbejde. En af hovedfunktionerne er, at den tilbyder omfattende integration med tredjepartsapplikationer, herunder Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier og mere.
Hovedtræk:
- Forudindstillede skabeloner – Giver forudindstillede skabeloner til at hjælpe dig med at definere arbejdsgange og forretningsprocesser på en meget lettere måde.
- Indholdssamarbejde – Overvåg let produktionsfremskridt fra dit ark, tildel opgaver, drage fordel af automatiske påmindelser, lad andre brugere gennemgå indhold og give detaljeret feedback via fastgjorte annoteringer.
- Meget sikker: Smartsheets udnytter multi-site dataredundans, Equinix-hosting og AWS-faciliteter for at sikre, at dine dokumenter er sikre.
- Automatisering: Du kan automatisere gentagne processer ved at anmode om godkendelser eller sende advarsler og opdateringer.
Fordele:
- Giver dig mulighed for at kombinere betingede ruter og flere handlinger for let at automatisere dine arbejdsgange
- Det muliggør effektivt samarbejde ved at opdatere data i realtid i forskellige applikationer.
- Udskift eller flet let data fra Excel -regneark, CSV -filer og Google Sheets i Smartsheet
- Giver en brugervenlig træk og slip brugergrænseflade til at tilpasse dit dashboard
- Giver adgang i realtid på din smartphone via iOS- og Android-apps
- Tillader tredjepartsbrugere at gennemse filer og dokumenter
Ulemper:
- Du skal gøre en stor indsats for at lære den lange liste over funktioner.
Priser:
Standardpriser starter ved $ 14 pr. Måned. For forretningsplaner med mere avancerede funktioner skal du kontakte sælgeren.
10. Onehub.
Onehub er en anden kraftfuld dokumenthåndteringssoftware på denne liste. Det giver nem filoverførsel med sin træk -og -slip -funktion. Derudover giver det brugerne mulighed for at kontrollere versioner, organisere filer i undermapper og dele sikkert.
Hovedtræk:
- Upload filer nemt – Upload filer med det samme ved hjælp af træk og slip. Det muliggør også automatisk filversionskontrol, mappebaseret organisation og sikker FTP-gateway til masseuploads.
- Tilpasning – Tilpas nemt appens sider, logo og farvetemaer ud fra dine branding -behov. Du kan også tilføje et tilpasset domæne og en hvid etiket til din konto.
- Sikkerhedsfunktioner-Udnyt en lang række sikkerhedsfunktioner, herunder rollebaserede tilladelser, sessionstimeouts, revisionsspor og tofaktorautentificering for at hjælpe med at holde dine data sikre.
- Forhåndsvisning – Se enkelt filer og dokumenter uden at downloade dem til en browser eller mobilenhed.
Fordele:
- Giver dig mulighed for at kontakte bidragyder for at godkende eller gennemgå deres filer
- Tilbyder problemfri integration med Google Drive og OneDrive
- Giver dig mulighed for at sende meddelelser for at kommunikere med alle teammedlemmer.
- Spor aktivitet for at se, hvem der sender hvad og hvornår
- Send kommentarer til mapper for nem deling af kommentarer
- Udnyt revisionsspor til øjeblikkeligt at tilbagekalde adgang, når du ser noget mistænkeligt
- Håndter let kompleks adgangskodepolitik
Ulemper:
- Brugergrænsefladen ser lidt dateret ud
- Du kan ikke oprette undergrupper af brugere
Priser:
Deres betalte planer starter ved $ 12,50 om måneden og går op til $ 500 om måneden.
11. InfoRouter.
InfoRouter er et andet dokumenthåndteringsværktøj, der let kan hjælpe dig med at administrere alle dine dokumenter. Du skal dog installere det via serversiden uden komponenter på klientsiden. Den gode nyhed er, at den er meget skalerbar og kan udnytte op til 100 servere til at dele arbejdsbyrden.
Hovedtræk:
- Rekordstyring – Håndter forretningskritiske poster sikkert ved at sende dokumenter til foruddefinerede arbejdsgange og spore deres status i realtid.
- Rapporter – Få en konsolideret rapport om begivenheder, der sker dagligt.
- Flersproget-Tilbyder understøttelse af flere sprog, som du kan drage fordel af for at modtage e-mail-meddelelser.
- Hotmapper – Importerer automatisk overvågede mappedata til foruddefinerede infoRouter -mapper.
Fordele:
- Giver dig mulighed for at konvertere billeder til PDF -filer
- Du kan oprette et ubegrænset antal mapper.
- Tillader oprettelse af flere rodmapper.
- Understøtter HTTPS og SSL
- Giver dig mulighed for at tilpasse e -mail og tekstskabeloner
- Understøtter klassifikationshistorik og klassificerede dokumenter
Ulemper:
- Indlæsning af store filer går lidt langsomt
- Brugergrænsefladen er kompleks
Priser:
Dens pris er tilgængelig efter anmodning.
Andre værktøjer, der endnu ikke er blevet gennemgået for denne liste, omfatter Docuware, M-Files og SharePoint.
Hvad er dokumenthåndteringssoftware?
Med virksomheder, der bevæger sig online, tiltrækker dokumentstyringssoftware stor opmærksomhed på det seneste.
Kort sagt, det er computerprogrammer, der bruges til at organisere, indeksere, gemme, administrere og spore dokumenter i digitalt format. De hjælper dig også med at konvertere dokumenter til digitale formater ved hjælp af scannere ganske let.
At håndtere en stor mængde data er ret udfordrende, især når dokumentet er i sin fysiske form.
Faktisk går meget af virksomhedens produktivitet tabt blot ved at overvinde dokumentationsudfordringer. Når de er konverteret til elektroniske formater, er dokumenter lettere at navigere i. I sidste ende bruger du mindre tid på at søge efter dem og kan fokusere mere på minedata.
Hvordan bruger du dokumenthåndteringssoftware?
Dokumentstyringsværktøjerne er ret nemme at bruge. De fleste trin overlapper hinanden, uanset hvilken software du bruger.
Lad os gennemgå de praktiske trin ved hjælp af Evernote Business.
Besøg webstedet, og opret din konto, og udfyld de nødvendige oplysninger, hvis det er en virksomhedskonto.
Du kan logge ind og begynde at oprette indhold med det samme. Evernote understøtter en række forskellige dokumenter, herunder fotos, regneark, artikler, tidslinjer og noter. De fleste dokumentsoftwareværktøjer tillader også disse dokumenter.
Du kan derefter begynde at tilføje brugere til din virksomhedskonto. Bare klik på ikonet i venstre side, der siger “Tilføj brugere”. Du kan sende dem invitationer på e -mail og bede dem om at deltage.
Når du har tilføjet en bruger, kan du se det centrale lager for data og information. Her kaldes det Space Directory. Du kan også give dem adgang til at foretage redigeringer og ændringer i depotet.
Evernote lader dig også tage noter, oprette arbejdschats, oprette genveje og etiketter, scanne dokumenter og samarbejde i realtid med dine kolleger.
Hvad skal du kigge efter i et dokumenthåndteringssystem?
Selvom dine muligheder og præferencer vil variere baseret på dine virksomhedsdokumenter og behov, er der nogle af de grundlæggende funktioner, du altid har brug for:
1. Filer.
Softwaren skal give dig mulighed for at arkivere dine dokumenter i et centralt arkiv for nem adgang og øjeblikkelig informationssøgning, f.eks. Zoho Docs.
2. Omfattende integration.
Dokumenthåndteringssoftware skal give let og omfattende integration med tredjepartsapplikationer såsom Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive og mere. Hjælper med flydende udveksling af dokumenter. Evernote Business er et godt eksempel.
3. Masseoverførsel.
Forretningsscenarier involverer adskillige dokumenter. Det er svært og langsomt at uploade dem en efter en. Derfor bør du vælge et dokumenthåndteringsværktøj, der tillader masseupload af dokumenter.
4. Dokumentsikkerhed.
Virksomheder bruger værktøjer til dokumenthåndtering til at administrere og gemme fortrolige og klassificerede dokumenter. Kompromis med sådanne data har ofte vidtrækkende konsekvenser for virksomheder og kan endda true deres eksistens. Derfor er det nødvendigt at vælge et dokumenthåndteringsværktøj som Digital Drawer for at sikre kraftfuld datasikkerhed.
5. Forhåndsvisninger i høj opløsning.
Når du bruger et dokumenthåndteringsværktøj, behøver du ikke at downloade et dokument hver gang, du vil se det. Softwaren bør give mulighed for forhåndsvisninger i høj opløsning, når du vil.
Det er ikke en holistisk liste over funktioner. Der er mange andre væsentlige attributter, som brugerne leder efter, herunder en lang række skabeloner, chats i realtid, tilladt automatiseringsniveau, funktion til registrering af post og mere.
Oversigt.
Disse var nogle af de bedste tilgængelige dokumenthåndteringssoftware. Med denne digitale transformation er papirdokumenternes dage bag os. Cloud -opbevaring er klart den bedste løsning. Alle disse værktøjer har imidlertid forskellige sæt funktioner og PVU’er.
Derfor er det ikke korrekt at erklære en klar vinder: dit valg bør udelukkende afhænge af dine krav og budget.
For eksempel, hvis du leder efter en gratis / overkommelig, men pålidelig løsning, kan EverNote Business være en god mulighed. Men hvis du er på budgettet og har brug for en forretningsløsning med mere avancerede funktioner, kan du vælge Smartsheet.
Gennemgå de forskellige værktøjer og deres funktioner omhyggeligt, før du træffer din endelige beslutning.
